Ablage und Sicherheit

Dokumente

Dieses Kapitel beschreibt die Version 0.119.0. In neueren Versionen kann etwas anders heißen.

Protokolle, Satzung, Verträge, Prüfberichte: Was früher im Ordner des Schriftführers lag, liegt unter Verwaltung → Dokumente – geschützt, durchsuchbar und für den ganzen Vorstand erreichbar, auch nach einem Wechsel im Amt.

Zu finden unter Verwaltung → Dokumente

• Ordner: anlegen, umbenennen und verschieben (samt Inhalt), bis zu fünf Ebenen ineinander, etwa „Protokolle → 2026“. Oben steht der Pfad, darunter die Unterordner mit der Zahl ihrer Dokumente. Wer in einem Ordner ist, findet rechts neben dem Pfad „Umbenennen oder verschieben“ und „Ordner löschen“. Hochgeladen wird in den offenen Ordner; beim Bearbeiten lässt sich ein Dokument verschieben.
• Ordner löschen: Liegt etwas darin, fragt ein Fenster, was mit dem Inhalt geschehen soll. Behalten (Vorgabe): Dokumente und Unterordner rutschen eine Ebene höher, nur der Ordner verschwindet. Alles endgültig löschen: Ordner, Unterordner und Dokumente samt Dateien – nur für alle, die auch Mitglieder löschen dürfen. Das Fenster nennt vorher, wie viel betroffen ist, und warnt bei laufender Aufbewahrungsfrist.
• Mehrere hochladen: einen ganzen Ordner oder viele Dateien hineinziehen oder über „Dateien“ bzw. „Ordner“ wählen; zieht man Dateien direkt auf die Liste, öffnet sich das Fenster von selbst. Unterordner werden mit angelegt (bis 5 Ebenen), gleichnamige Ordner weiterbenutzt. Titel ist der Dateiname, Datum das Änderungsdatum, die Art wählt man einmal für alle. Die Dateien gehen einzeln auf den Server, jede wird am Inhalt geprüft; eine Liste zeigt je Datei, ob sie gespeichert wurde. Doppelte im selben Ordner werden übersprungen, ein abgebrochener Ordner lässt sich also einfach noch einmal hochladen.
• Scannen: Überall, wo Belege oder Dokumente hochgeladen werden (Kassenbuch, Dokumente, Akte, neues Mitglied, AV-Vertrag), steht neben „Datei auswählen“ der Knopf „Scannen“. Er öffnet auf dem Handy die Kamera, nimmt eine oder mehrere Seiten auf (auch aus vorhandenen Fotos) und macht daraus ein PDF. Die vier Ecken des Belegs werden erkannt und lassen sich mit dem Finger nachziehen, eine Lupe zeigt die Stelle vergrößert. Schräg fotografierte Belege werden gerade gerückt, Schatten ausgeglichen, die Schrift nachgeschärft; zur Wahl stehen Dokument, Schwarz-weiß und Farbe. Jede Seite lässt sich zuschneiden, drehen oder entfernen. Alles geschieht im Browser; hochgeladen wird erst beim Speichern.
• Arten: Protokoll, Satzung und Ordnungen, Vertrag, Finanzen und Kassenprüfung, Sonstiges.
• Angaben: Titel, Art, Datum und eine freiwillige Notiz. Suche und Filter nach Art, Jahr und abgelaufener Frist gehen über alle Ordner und nennen, wo ein Dokument liegt.
• Dateien: PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, Fotos, CSV und Text bis 20 MB (oder weniger, wenn der Server enger ist). Das Plugin prüft den Inhalt, nicht nur die Endung: Umbenannte Programme und Office-Dateien mit Makros lehnt es ab.
• Aufbewahren bis ist freiwillig. Ist die Frist vorbei, erinnern Übersicht und Dokumente-Seite daran. Wer ein Dokument mit laufender Frist löscht, wird vorher gewarnt.

Geschützt

Die Dateien liegen in der geschützten Ablage unter zufälligen Namen. Abrufen lassen sie sich nur über diese Seite und immer als Download. Jedes Hochladen, Ändern, Herunterladen und Löschen steht im Protokoll. Nur Konten mit dem Vereinsrecht sehen die Ablage; mit Datentrennung sieht sie auch der Administrator der Website nicht.