Mitglieder
Mitglieder, Spender und Gäste
Dieses Kapitel beschreibt die Version 0.119.0. In neueren Versionen kann etwas anders heißen.
Hinter jedem Eintrag steht ein Mensch, der sich für Ihren Verein entschieden hat. Unter Personen finden Sie alle mit Filtern und Suche – und zu jeder Person eine Akte, in der alles zusammenläuft.
Zu finden unter Personen
Drei Personengruppen
Oben auf der Seite stehen Reiter je Gruppe. Jede Gruppe gehört zu ihrem Bereich und ist nur mit ihm zu sehen:
| Reiter | Bereich | Wer dazugehört |
|---|---|---|
| Mitglieder | Mitgliedschaft | Mitglieder, Anträge und Ehemalige. Nur hier gibt es den Statusfilter und „Mitglied anlegen“. |
| Spender | Spenden | Alle, die gespendet haben, auch Mitglieder. |
| Gäste | Angebote und Verkauf | Alle, die gebucht oder gekauft haben, auch Mitglieder. |
Mitglieder unter Spender oder Gäste tragen die Pille „Mitglied“. Ist nur eine Gruppe eingeschaltet, heißen Menüpunkt und Seite nach ihr, sonst „Personen“. Auf den Seiten Spenden und Angebote führen die Knöpfe „Spender“ bzw. „Gäste“ direkt zur Gruppe. Spendet ein Mitglied über das Formular (gleicher Name und gleiche E-Mail) oder bucht es mit Mitgliedsnummer, landet das in seiner Akte statt in einer zweiten Person. Firmenspenden bleiben eigene Personen.
Der Weg eines Mitglieds
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Antrag | Der Antrag ist eingegangen und wartet auf den Vorstand. |
| Aktiv | Angenommen. Mitgliedsnummer und Eintrittsdatum sind vergeben, die Begrüßungsmail ist verschickt. |
| Gekündigt | Die Kündigung ist erfasst; die Mitgliedschaft läuft bis zum Austrittstag. |
| Ausgetreten | Am Austrittstag setzt der tägliche Lauf den Status von selbst. |
| Abgelehnt | Mandat und Zahlplan sind stillgelegt. Abgelehnte Anträge lassen sich einzeln oder alle auf einmal löschen. |
| Spender (kein Mitglied) | Personen, die nur spenden. |
| Gast (kein Mitglied) | Externe, die ein Angebot gebucht oder etwas gekauft haben (Kapitel „Angebote, Buchungen und Verkauf“); ihre Akte zeigt die Buchungen. Wird ein Antrag abgelehnt, bleibt eine Person mit Buchungen in diesem Status. |
Annehmen: durch den Vorstand oder sofort
In Einstellungen → Mitgliedschaft → Mitgliedsantrag legen Sie fest, ob der Vorstand jeden Antrag prüft oder ob neue Mitglieder sofort aufgenommen werden. Bei „Sofort annehmen“ bekommt das neue Mitglied direkt die Mitgliedsnummer und die Begrüßung. Der Vorstand erhält trotzdem eine Nachricht und kann das Mitglied wieder austragen. Anträge mit einem Tarif „nur auf Antrag“ werden nie sofort angenommen.
Die Akte
Die Akte bündelt Stammdaten, Beitrag, Mandat (die IBAN nur mit den letzten vier Stellen), Zahlpläne, Forderungen, Zahlungen, Spenden, Buchungen, Dokumente und die letzten E-Mails an die Person (Karte „E-Mails“, mit Link zu allen). Öffnen Sie hier eine Buchung, führt Schließen wieder in die Akte. Von hier aus können Sie:
- den Antrag annehmen oder ablehnen,
- eine Kündigung erfassen oder zurücknehmen,
- Stammdaten und Beitrag bearbeiten,
- die Zahlweise ändern (Kapitel „Beiträge und Zahlpläne“),
- Tarif, Sparten und „Zahlt über“ festlegen (Kapitel „Beitragsordnung: Tarife, Sparten, Familien“),
- Sonderentgelte anlegen (Kapitel „Beitragsordnung: Tarife, Sparten, Familien“),
- eine neue Bankverbindung eintragen,
- zwischen Lastschrift und Überweisung wechseln,
- Dokumente und Nachweise hochladen (PDF, JPG, PNG, WebP bis 10 MB) oder mit dem Handy scannen (Kapitel „Dokumente“),
- eine Spende erfassen,
- die Werbefreigabe oder ihren Widerruf vermerken (Kapitel „Rundmail und Werbefreigabe“),
- die Person löschen, mit ihren Buchungen (nur Administrator bzw. mit Datentrennung die Vereinskonten).
Papieranträge
Wer sich auf Papier anmeldet, wird mit Mitglied anlegen erfasst. Den Scan des Antrags laden Sie gleich mit hoch. Die Begrüßungsmail ist dabei freiwillig. Mit Beitragsordnung wählen Sie Tarif und Geburtsdatum statt eines Betrags. „Beiträge ab“ ist nach dem Tarif und der Zahlweise vorbelegt; zurückliegende Zeiträume werden nicht nachberechnet.
Vorgänge
Unter Vorgänge sammelt das Plugin, was ein Mensch ansehen muss: Kündigungen, die sich keinem Mitglied eindeutig zuordnen ließen, Kontaktanfragen, angefragte Buchungen, freie Plätze zum Nachrücken und Widerrufe. Jeden Vorgang können Sie zuordnen, per E-Mail beantworten, verwerfen oder erledigen. Die Seite zeigt auch, ob der tägliche Lauf zuletzt stattgefunden hat.
Neben „Offen“ gibt es das Archiv mit allen erledigten Vorgängen, neueste zuerst, filterbar nach Anträgen, Kündigungen und Kontaktanfragen, 50 je Seite. Es zeigt Eingang, Art, Ergebnis, wann und von wem. Gehört ein Vorgang zu einem Mitglied, führt der Name zur Akte. Die Angaben aus den Formularen bleiben gelöscht.