Ankommen

Freischalten und einrichten

Dieses Kapitel beschreibt die Version 0.119.0. In neueren Versionen kann etwas anders heißen.

Einmal gut eingerichtet, läuft vieles von selbst. Nach dem Hochladen und Aktivieren erscheint in WordPress das Menü „Verein“. Zuerst wird das Plugin mit Ihrer Lizenz freigeschaltet, dann führt ein Assistent Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Lizenz freischalten

Vor der Freischaltung ist unter „Verein“ nur die Seite „Lizenz freischalten“ zu sehen. Dort tragen Sie den Lizenzschlüssel ein (Form DGV-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX) und klicken auf „Freischalten“. Danach geht es direkt in den Einrichtungsassistenten, beim Schritt „Euer Verein“ oder dort, wo Sie zuletzt aufgehört haben. Bis dahin nehmen auf der Website Mitgliedsantrag, Spende, Kontakt und Buchung nichts an; Kündigen und Widerrufen gehen immer. Der tägliche Lauf mit Fristen und Löschungen läuft auch ohne Freischaltung weiter.

• Dauerhaft: Einmal freigeschaltet, läuft die Vereinsverwaltung auf dieser Website weiter – auch wenn die Lizenz abläuft oder der Lizenzserver nicht erreichbar ist. Updates gibt es, solange die Lizenz gilt; die Karte „Plugin & Updates“ zeigt, bis wann.
• An die Website gebunden: Die Freischaltung ist vom Lizenzserver signiert und gilt für die Adresse, auf der sie geschah. Eine kopierte Datenbank auf einer anderen Adresse braucht eine eigene Freischaltung.
• Was übertragen wird: nur der Schlüssel, die Adresse der Website und die Version des Plugins – keine Vereinsdaten.
• Unter Einstellungen → Verein → Lizenz stehen Freischaltung, Schlüssel (nur die letzten Zeichen), „Updates bis“ und „Zuletzt geprüft“, dazu „Jetzt prüfen“ und „Anderen Lizenzschlüssel eintragen“. Der Stand wird täglich aufgefrischt.

Der Einrichtungsassistent

Nach der Installation (und nach „Alles zurücksetzen“) öffnet sich auf der Übersicht ein Fenster, das durch die Einrichtung führt. Jeder Schritt speichert sofort, mit derselben Prüfung wie die Einstellungen. Mit allen Bereichen an kommt jede Einstellung genau einmal vor; ein ausgeschalteter Bereich lässt seine Schritte weg.

1. Willkommen – was kommt.
2. Lizenz – weiter geht es erst nach der Freischaltung.
3. Euer Verein – Name (Pflicht, er steht in allen Mails und PDFs), Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, freiwillig Ansprechperson, Telefon und E-Mail-Adresse des Vereins, dazu Vereinsregisternummer und Registergericht.
4. Verschlüsselung – „Neuen Schlüssel erzeugen“ (Vorgabe) oder einen vorhandenen eintragen. Ein neuer Schlüssel steht einmal mit „Kopieren“ da; weiter geht es erst mit dem Schalter „Ich habe den Schlüssel sicher abgelegt“. Ohne Schlüssel kommen keine Anträge an.
5. E-Mails – Absendername und -adresse, „Benachrichtigungen an“, der Versandweg (Mailversand der Website oder eigener SMTP-Server, Kapitel „E-Mails und PDFs“) und wie lange das Mail-Protokoll aufbewahrt wird.
6. Vereinskonto – die IBAN.
7. Aussehen – Logo, Akzentfarbe und die Fußzeile der PDFs.
8. Bereiche – je eine Frage für Mitgliedschaft, Spenden, Angebote und Verkauf und Kassenbuch. Bei „An“ folgen gleich die Einstellungen des Bereichs: bei der Mitgliedschaft Antrag, Beiträge und Kündigung, bei Spenden Zahlarten, Rhythmen und Beträge, bei Angeboten die allgemeinen Einstellungen und Lexoffice.
9. Was dazugehört – wenn ein Bereich sie braucht, Lastschrift (mit Gläubiger-ID) und Zuwendungsbestätigungen; für alle die Links zu Satzung, Datenschutz und Impressum, die Formulare und der Zugang zum PDF-Dienst.
10. Geschafft – die eingeschalteten Bereiche und die Prüfliste der Übersicht. Offene Punkte führen direkt zum passenden Schritt oder zur passenden Seite.

„Später weitermachen“ merkt sich den Schritt. Ein Klick neben das Fenster schließt es nicht; Escape fragt erst nach. Danach öffnet sich der Assistent nicht mehr von selbst: Oben auf der Übersicht steht eine schmale Leiste mit dem Fortschritt („77 % eingerichtet“) und den Knöpfen „Assistent fortsetzen“ und „Onboarding beenden“. Unter Einstellungen → Verein → Einrichtungsassistent lässt er sich fortsetzen, von vorn beginnen oder erneut starten; die bisherigen Angaben stehen dann schon in den Feldern.

Danach in den Einstellungen

Die Einstellungen sind in Reiter gegliedert: Verein, E-Mails, Mitgliedschaft, Spenden, Angebote und Verkauf, Kassenbuch, Lastschrift und Zuwendungen, Formulare, PDF. Reiter abgeschalteter Bereiche fehlen (Übersicht im Anhang).

1. Schlüssel sicher ablegen. Der Verschlüsselungsschlüssel entsteht im Assistenten; fehlt er, steht die Karte „Verschlüsselung“ über den Reitern. Er liegt nie in der Datenbank, sondern möglichst außerhalb des Web-Verzeichnisses, damit er nicht im selben Backup landet. Empfohlen ist die wp-config.php (Konstante DGV_ENCRYPTION_KEY). Liegt er noch im Upload-Ordner, bringt ihn „Schlüssel an sicheren Ort verschieben“ unter Einstellungen → Verein → Verschlüsselung nach außerhalb; alle IBANs bleiben lesbar. Ohne Schlüssel speichert das Plugin keine IBAN.
2. Gläubiger-ID. Für Lastschriften; der Assistent fragt sie ab, später steht sie im Reiter Lastschrift und Zuwendungen → Lastschrift.
3. Beiträge und Kündigung festlegen. Im Reiter Mitgliedschaft, so wie es in Ihrer Satzung steht: freier Beitrag oder Beitragsstaffel (Kapitel „Beitragsordnung: Tarife, Sparten, Familien“), Beginn des Beitragsjahres, Einzugstag, Kündigungsfrist und -termin.
4. PDF-Dienst. Im Reiter PDF: Fußzeile und Adresse des PDF-Dienstes. Der Knopf „Muster-PDF erzeugen“ zeigt das Ergebnis mit erfundenen Daten.
5. Seiten erstellen. Unter Website → Seiten erstellen stehen alle Seiten, die das Plugin auf der Website braucht: Rechtliches (Impressum, Datenschutz, Satzung, Widerrufsbelehrung, Vertrag widerrufen), Formulare (Mitglied werden, Kündigen, Spenden, Kontakt) und Angebote und Verkauf (Angebote, Warenkorb). Je Seite steht „Vorhanden“, „Eigene Seite verlinkt“ oder „Fehlt noch“. Fehlende sind vorausgewählt; „Ausgewählte Seiten erstellen“ legt sie veröffentlicht an, ohne Seitenleiste. Seiten abgeschalteter Bereiche stehen nicht da.
6. Formulare einbinden. Wer eigene Seiten nutzt, setzt die Shortcodes selbst oder stellt die Formulare als Fenster bereit (Kapitel „Formulare auf der Website“). Überschriften, Einleitungen und eigene Felder stellen Sie unter Website → Formulare ein. Die Karte „Zum Nachschlagen“ im Reiter Formulare der Einstellungen listet alle Shortcodes, Anker und CSS-Klassen.
7. Bestand übernehmen. Vorhandene Mitglieder per CSV oder SQL importieren (Kapitel „Bestandsmitglieder übernehmen“) und Personen aus dem Vorstand die Rolle „Vereinsverwaltung“ geben (Kapitel „Die Oberfläche und die Rollen“).

„Benachrichtigungen an“ nimmt bis zu zehn Adressen mit Komma, etwa für den ganzen Vorstand. Ist das Feld leer, bekommt der Verein keine Hinweis-Mails. Die Prüfliste „Einrichtung und Status“ auf der Übersicht zeigt, was noch fehlt, und führt direkt in den passenden Reiter. Lehnt das Speichern ein Feld ab, öffnet sich der Reiter mit dem Fehler; an jedem betroffenen Reiter steht die Zahl der Fehler. Die Karte „Verein“ ist in Abschnitte gegliedert: Name und Anschrift, Kontakt und Bankverbindung, Vereinsregister, Rechtstexte und Satzung.

Alles zurücksetzen

Für den Neustart nach der Testphase steht ganz unten unter Einstellungen → Verein die Karte „Alles zurücksetzen“, nur für Administratoren. Nach Eingabe von „ALLES LÖSCHEN“ und einer Rückfrage löscht sie alle Daten aller Bereiche, alle abgelegten Dateien sowie Einstellungen, Formulare, Mail-Texte, Rechtstexte, Rundmail-Vorlagen und Beitragsordnung. Danach ist das Plugin wie frisch installiert, und der Einrichtungsassistent öffnet sich. Erhalten bleiben die Tabellen (Mandatsreferenzen werden nie doppelt vergeben), die Datentrennung, die Benutzer mit ihren Rollen und die Seiten der Website.