Website und Post

Rundmail und Werbefreigabe

Dieses Kapitel beschreibt die Version 0.119.0. In neueren Versionen kann etwas anders heißen.

Die Einladung zur Jahreshauptversammlung, das Sommerfest, eine gute Nachricht: Unter Rundmail schreiben Sie allen – und jede Person bekommt ihre eigene, persönlich angesprochene Mail.

Zu finden unter Rundmail

• Empfänger: alle Mitglieder, nur aktive Mitglieder, alle Spender, alle Gäste, alle Personen – oder die Buchenden eines einzelnen Angebots (angefragt, bestätigt, Warteliste; ohne Stornierte), etwa für Infos zu einer gebuchten Reise. Jede Person bekommt die Mail nur einmal, abgelehnte Anträge nie. Gruppen erscheinen nur, wenn ihr Bereich eingeschaltet ist. Personen ohne gültige Adresse werden aufgelistet.
• Platzhalter: {anrede_foermlich}, {anrede_locker}, {mitgliedsnummer}, {eintritt}.
• Vorlagen, darunter die Einladung zur Jahreshauptversammlung. Stellen mit „[bitte ergänzen …]“ verhindern den Versand, bis sie ausgefüllt sind.
• Vorschau und Testmail an sich selbst.
• Versand in Portionen zu je 10 Mails im Hintergrund – schonend für den Mailserver und ohne doppelte Zustellung. Der Versand lässt sich anhalten und fortsetzen.
• Später senden: Nach „Speichern und Vorschau“ steht in der Karte „Senden“ der Abschnitt „Später senden“ mit Tag und Uhrzeit (Zeitzone der Website, bis 365 Tage voraus) und dem Knopf „Für später planen“. Die Ansicht „Geplant“ zeigt alle geplanten Rundmails mit Zeitpunkt und Gruppe; ein Klick zeigt Vorschau und die heutige Empfängerzahl, dazu „Zurück in den Entwurf“ und „Löschen“. Die Empfänger werden erst zum Zeitpunkt bestimmt: Wer bis dahin neu dazukommt, bekommt die Mail; wer sich von Werbung abmeldet, nicht. Ist die Gruppe dann leer, geht nichts hinaus, und die Rundmail steht unter „Gesendet“ als „nicht gesendet“ mit Grund. Der Versand läuft über den WordPress-Cron, auf einer ruhigen Website spätestens beim nächsten Seitenaufruf.
• Empfängerlisten werden nach 730 Tagen gelöscht.

Werbung nur mit Freigabe

Newsletter, Einladungen zum Kauf oder Spendenaufrufe an Personen, die das nicht bestellt haben, brauchen eine Einwilligung. Dafür gibt es in der Rundmail den Schalter „Werbung“:

• Die Mail geht dann nur an Personen mit Werbefreigabe. Die Seite zeigt, wie viele der gewählten Gruppe keine haben.
• Jede Mail hat einen persönlichen Abmeldelink im Fuß, dazu die Kopfzeile List-Unsubscribe, mit der man direkt im Mailprogramm abbestellt. Wer sich während des Versands abmeldet, bekommt nichts mehr.
• Der Link führt auf eine Seite mit „Ja, abmelden“. So melden Virenscanner, die Links vorab öffnen, niemanden ab; ein falscher Link ändert nichts.

Woher die Freigabe kommt: aus einem freiwilligen Ankreuzfeld im Spenden- und im Buchungsformular (nie vorab angekreuzt, Text unter Einstellungen → Formulare → Werbefreigabe), aus dem Feld „E-Mail-Einwilligung“ im Mitgliedsantrag oder von Hand in der Akte mit „Werbefreigabe vermerken“, etwa bei einer Einwilligung auf Papier. Gespeichert werden Zeitpunkt und Weg, beim Widerruf ebenso – beides bleibt als Nachweis.

Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-in): Wer im Antrag, bei einer Spende oder Buchung „Ja, informiert mich“ ankreuzt, bekommt eine E-Mail mit Bestätigungslink. Erst der Klick erteilt die Freigabe; der Link gilt 30 Tage. Im Backend vermerkte Freigaben gelten weiter sofort.